Administrar seu tempo

É comum afirmarmos que o tempo é um recurso escasso. Estamos sempre apressados e correndo com alguma tarefa. Por que isso está acontecendo?

Todos nós temos 24 horas por dia para administrar. Não importa situação social ou econômica, a quantidade de tempo no dia é igual. A diferença está na produtividade e não na ocupação.

Então como podemos melhorar nossa relação com o tempo? Nesse artigo, falarei um pouco mais sobre isso e algumas técnicas para que você administre melhor o seu tempo.

Prioridades e urgências

Uma das formas de administrar o nosso tempo é definir o que é prioridade e precisa de atenção no momento.

Certas situações se complicam quando não damos importância para o que é urgente, ou procrastinamos deixando algo chegar ao ponto de se tornar urgente.

Por exemplo: você sabe que em 30 dias precisará trocar o óleo do carro e, conforme o tempo passa, sua tarefa pode se tornar urgente — até chegar ao ponto de não conseguir usar o carro.

O pior é quando o problema já é urgente e não se dá importância. Imagine que você sinta uma dor abdominal aparentemente “sem importância” e você continua fazendo o seu trabalho. O seu corpo deu o sinal vermelho, mas você o ignorou. Isso pode se tornar uma cirurgia de urgência um dia.

No fim deste artigo eu ensino uma técnica para organizar as prioridades.

Percepção de produtividade

Será que a nossa percepção de produtividade é igual no mundo todo?

Certa vez, atendi um jovem português que veio morar no Brasil, ele me contou que não entendia porque os brasileiros ficavam até tarde no trabalho. Em Portugal e em outros lugares que havia trabalhado, todos saiam rigorosamente às 17h. E por fim ele mesmo concluiu: para mim isso é sinônimo da ineficácia do trabalhador. Se “perde” muito tempo com assuntos que não são importantes.

Gestão de tempo

Essa gestão nem sempre depende só de nós e por isso outro ponto importante para avaliar é a autonomia que temos sobre o nosso tempo.

Muitas vezes não temos a autonomia que gostaríamos do nosso tempo. Por exemplo, se você trabalha numa empresa 8 horas por dia, você se compromete a “dar” seu tempo para a empresa. Isso significa que você precisa subtrair 8 horas dessas 24 horas. Desconte disso, seu tempo de sono e higiene pessoal, trânsito para quem mora em cidades grandes. Sobra muito pouco, não é?

A partir disso, você precisa levar em consideração o que é mais importante para você: ficar com a família, praticar um esporte ou sair para beber com os amigos. Você pode “ganhar” um tempo no trânsito, ouvindo o noticiário na rádio, ou podcasts; e você teria mais tempo para tomar um café da manhã mais longo com a sua família.

Comece a perceber e estabelecer quais são suas prioridades e objetivos na vida.Quando você já sabe o que quer almejar daqui 5 ou 10 anos, você consegue se planejar melhor.

Vamos para um exemplo: Como você planeja sua viagem? Você não quer desperdiçar um minuto do seu tempo com bobagens, certo? Já sabe os lugares que quer conhecer, museus que gostaria de visitar, restaurantes que gostaria de comer. Então você planeja, pensa estratégias para “não perder tempo”, e no final da viagem sente que sua viagem foi perfeita e aproveitou muito.

Como planejar

Uma forma de planejamento que pode auxiliar é fazer uma lista de planejamento em um sistema ABC, sendo:

• Tarefa A: é aquela que precisa ser realizada com urgência;
• Tarefa B: é uma tarefa importante mas que não tem uma certa urgência;
• Tarefa C: é uma tarefa que pode esperar.

Para otimizar a produtividade, é preciso pensar onde estão as principais causas de distração. Se essa causa é o celular, procure deixar em outro ambiente; se é um barulho de obra, tente ouvir uma música calma.

O ideal é planejar de acordo com a nossa real capacidade de produzir. Lembre-se de que precisamos de um tempo de descanso, pois planejar mais do que somos capazes de realizar pode acabar gerando frustrações.

Faça isso na sua rotina: comece planejando seu dia, anotando na noite anterior ou assim que acordar tudo o que precisa fazer; depois faça um planejamento semanal, passe para o mensal e, por último, faça um plano anual.

No final, verá o quanto foi produtivo ou improdutivo. Isso servirá para mudar suas estratégias para o próximo planejamento.

Veja a vida como essa viagem que deve ser aproveitada. Pense no tempo livre como autocuidado, pois só quando estamos descansados é que conseguimos ser verdadeiramente produtivos.